Jakie trudności napotka polski przedsiębiorca w Niemczech?

W związku polityką Unii Europejskiej, która gwarantuje swobodę działalności gospodarczej obywateli UE w dowolnym kraju związkowym, Polacy, tak samo jak inni obywatele UE mogą zakładać i prowadzić działalność gospodarczą w Niemczech. Proces otwierania firmy, zwłaszcza małej, nie jest trudny, ale należy wiedzieć o zachowaniu pewnych wymogów, które pojawiają się w takiej sytuacji.

Polacy w Niemczech chętnie zakładają własne firmy, zwłaszcza są to jednoosobowe działalności. W sumie polskich firm w Niemczech działa już około 100 tys. Przed podjęciem decyzji o uruchomieniu własnego biznesu należy dobrze zapoznać się z regulacjami prawnymi, oraz wymogami formalnymi, które w wielu przypadkach mogą różnić się od tych z którymi spotykają się przedsiębiorcy w Niemczech.

Przeszkód formalnych jest niewiele, samo zakładanie firmy jest dosyć proste i ogóle zasady są podobne do polskich. Firmę w Niemczech może założyć każdy, istnieje wiele rodzajów działalności od samozatrudnienia, po różne rodzaje spółek. W każdym przypadku należy dokładnie rozważyć za i przeciw oraz wziąć pod uwagę kwestie sposobu opodatkowania.

Szczególnie należy pamiętać o tym,  że wymogiem do założenia firmy w Niemczech jest posiadanie zameldowania na terenie Niemiec oraz w przypadku niektórych rodzajów działalności biznesowej niezbędne będą odpowiednie zaświadczenia i uprawnienia do jej wykonywania.

Samo założenie firmy w Niemczech nie jest trudne, należy jednak zdawać sobie sprawę z tego, że jej prowadzenie i osiąganie sukcesów zależne jest od wielu czynników, m.in. od znajomości specyfiki tamtejszego rynku. Wymaga to zazwyczaj dużego doświadczenia, dlatego przed założeniem własnego interesu, warto postarać się o to aby takie doświadczenie zdobyć.

Obowiązek meldunku  (Meldepflicht)

Wszystkie osoby przebywające w Niemczech dłużej niż siedem dni (w niektórych krajach związkowych jest to dwa tygodnie) mają obowiązek zameldowania się w lokalnym urzędzie meldunkowym, który znajduje się w odpowiednim dla naszego miejsca pobytu urzędzie gminy (Einwohermeldeamt). Aby tego dokonać potrzebny będzie dowód tożsamości oraz wypełniony formularz meldunkowy (który jest dostępny w urzędzie oraz na jego stronie internetowej), przydatna może być również umowa najmu lokalu mieszkalnego (zasadniczo obecnie nie jest to już wymagane, ale z pewnością nie szkodzi mieć go ze sobą). Procedura jest krótka i zazwyczaj bezpłatna, w niektórych landach pobierane są drobne opłaty manipulacyjne.

Obowiązek meldunku w ciągu siedmiu dni dotyczy następujących regionów:

  • Badenia-Wirttembergia (Baden-Wurttemberg),

  • Bawaria (Bayern),

  • Hamburg (Hamburg),

  • Hesja (Hessen),

  • Meklemburgia-Pomorze Przednie (Mecklenburg-Vorpommern),

  • Dolna Saksonia (Niedersachsen),

  • Nadrenia-Westwalia (Nordrehein-Westfalen),

  • Saara (Saarland),

  • Saksonia-Anhalt (Sachsen-Anhalt),

  • Turyngia (Thuringen).

Pięć niemieckich landów pozwala dopełnić formalności meldunkowych w dwa tygodnie, są to:

  • Berlin (Berlin),

  • Brandenburgia (Brandenburg),

  • Brema (Bremen),

  • Szlezwik-Holsztyn (Schleswig-Holstein),

  • Saksonia (Sachsen).

Jeżeli zamierzamy w Niemczech pozostać dłużej niż trzy miesiące, to należy wystąpić do urzędu meldunkowego o wydanie  osobnego poświadczenia o „wspólnotowym prawie do pobytu” (Bescheingung ueber das gemeinschaftliche Aufenthaltsrecht). W tym przypadku wymagane będzie oświadczenie o posiadaniu wystarczających środków na utrzymanie (oświadczenie to nie jest weryfikowane przez urząd), ubezpieczenie zdrowotne, umowę najmu lokalu mieszkalnego oraz informacje o celu pobytu w Niemczech. Oświadczenie o prawie do pobytu wydawane jest na okres 5 lat. Na jego podstawie wydane zostanie również prawo do pobytu dla członków rodziny którzy nie są obywatelami UE.

Prowadzenie własnej działalności – wymagania i zezwolenia

W przypadku niektórych branż w całych Niemczech obowiązuje wymóg uzyskania pozwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej. Posiadanie koncesji konieczne jest w gastronomii, transporcie, handlu obwoźnym, ubezpieczeniach, ochronie, usługach dla osób niepełnosprawnych, handlu bronią i produkcji leków.

Uprawienia wykonywania działalności gospodarczej dotyczą większości zawodów rzemieślniczych, zawody te określone są w dodatku A do niemieckiej ustawy o rzemiośle i wymagają posiadania niemieckiego tytułu mistrzowskiego (Meisterbrief),  pozostałe zawody wymienione w dodatku B do tejże ustawy objęte są mniej wymagającymi regulacjami, ale również trzeba je zgłosić w lokalnej izbie rzemieślniczej.

Lista zawodów rzemieślniczych znajduje się w dodatku A do niemieckiej ustawy i rzemiośle. Są to m.in. takie zawody jak:

  • blacharz,

  • ślusarz,

  • operator obrabiarek skrawających,

  • mechanik precyzyjny,

  • zegarmistrz,

  • mechanik i elektromechanik pojazdów samochodowych,

  • elektryk,

  • blacharz samochodowy,

  • monter elektroniki,

  • wulkanizator,

  • stolarz,

  • tapicer,

  • drukarz,

  • kaletnik,

  • brukarz,

  • optyk,

  • technolog robót wykończeniowych w budownictwie.

Bez odpowiedniego poświadczenia z niemieckiej Izby Rzemieślniczej nie ma możliwości prowadzenia działalności w tych zawodach. Aby wykonywać te zawody konieczne jest zdobycie niemieckiego świadectwa mistrzowskiego (Handwerksordnung) lub ewentualnie specjalnego zezwolenia (Ausnahmebewiligung) a następnie uzyskania wpisu do wykazu rzemieślniczego (Handwerksrolle) prowadzonego przez lokalną izbę rzemieślniczą. W celu wydania tytułu lub zezwolenia potrzebne będzie potwierdzenie zdobycia wykształcenia kierunkowego z Polski (świadectwa szkolne), poświadczenie praktyki w zawodzie, względnie posiadanie polskich świadectw mistrzowskich i czeladniczych. Wszystkie dokumenty należy przetłumaczyć na język niemiecki przez tłumacza przysięgłego. Dokumenty te składa się w ministerstwie ds. gospodarczych danego kraju związkowego (Bundesland), lub też, jeśli ministerstwo scedowało ten obowiązek – w lokalnej izbie rzemieślniczej.

Dla wykonywania zawodów wymienionych w dodatku B ustawy o rzemiośle wystarcza sam fakt zgłoszenia się do lokalnej izby rzemieślniczej, czyli informacja o rozpoczęciu działalności gospodarczej.

W przypadku osób wykonujących wolne zawody konieczne jest uznanie kwalifikacji zawodowych i/lub spełnienie określonych warunków finansowych. Lekarze muszą posiadać aprobację i zgodę na wykonywanie praktyki. Właściwym organem jest odpowiednia Izba Lekarska (Arztekammer i Zahnarztekammer w przypadku lekarzy stomatologów).

Prowadzenie własnej działalności – co trzeba wiedzieć i typowe problemy

Po zarejestrowaniu własnej działalności należy pamiętać o dokonaniu kolejnych niezbędnych formalności takich jak założenie konta bankowego, uzyskanie z urzędu skarbowego numeru identyfikacji podatkowej, zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego, emerytalnego (nie we wszystkich przypadkach), ubezpieczenia od nieszczęśliwych wypadków (do właściwego stowarzyszenia zawodowego – Berufsgenossenschaft), płacenie specjalnego podatku od działalności gospodarczej, którego wysokość uzależniona jest od regionu, oraz wnoszenie składki do Izby Przemysłowo-Handlowej.

Pewnym problemem z którym mogą spotkać się Polacy prowadzący własną działalność w Niemczech jest fakt, że często zdarza się, że powodem do otwarcia własnej działalności jest prośba pracodawcy, który w ten sposób chce ograniczyć koszty. W tym przypadku ważne jest aby wiedzieć, że gdy świadczymy stale usługi na rzecz tylko jednego zleceniodawcy może to zostać uznane jako działalność jedynie pozornie samodzielną, gdyż z punktu widzenia formalnego nadal między pracownikiem a pracodawcą istnieje coś na kształt stosunku pracy, w konsekwencji urząd kontrolujący nałoży kary finansowe dla zleceniodawcy. Decydując się zatem na własną działalność należy wiedzieć jakie warunki trzeba spełniać oraz uważać na obietnice pracodawcy o tym, że pomoże znaleźć nam inne zlecenia. Z doświadczenia osób prowadzących własną działalność w Niemczech wynika, że takie przypadki są częste. Aby zatem działać zgodnie z prawem należy trzymać się ustaleń i wymogów urzędowych. Najważniejszymi cechami samodzielnie prowadzonej działalności są:

  • wykonywanie prac we własnym imieniu, samodzielnie bez wskazań ze strony kierownictwa zleceniodawcy lub osób trzecich,

  • wykonywanie funkcji „przedsiębiorcy”, np. planowanie działań, prowadzenie promocji, zakup materiałów itp.,

  • dysponowanie własnym biurem, ewentualnie warsztatem, w zależności od rodzaju zgłoszonej działalności, oraz odpowiednimi sprzętami potrzebnymi do wykonywania danych usług (tego sprzętu nie może udzielać zleceniobiorca, ale może go użyczać na podstawie umowy),

  • posiadanie własnego rytmu pracy, bez uzależnienia się od rytmu pracy zleceniobiorcy,

  • regularne, stałe wykonywanie zleceń,

  • kierowanie się kryterium zysku.

Spełnienie tych warunków oznacza, że prowadzimy działalność zgodnie z określonymi prawnie standardami. Podejrzenie, że prowadzona działalność jest tylko pozorna może być uzasadniona jeżeli przedsiębiorca realizuje zlecenia ciągle tylko dla jednej firmy, a prace które obecnie wykonuje są porównywalne z tymi, które wykonywał będąc pracownikiem danej firmy. Należy wiedzieć, że tego rodzaju działania grożą karami finansowymi i innymi sankcjami i że często są efektem manipulacji ze strony pracodawcy lub firmy pośredniczącej. Przed założeniem działalności gospodarczej warto zwrócić się ze wszelkimi wątpliwościami do Wydziału Promocji Handlu i Inwestycji działającego przy polskiej ambasadzie w Berlinie, gdzie uzyskamy pomoc i rzetelne informacje w języku polskim.

Inne trudności

Warto wiedzieć, że mimo oficjalnej polityki unijnej dotyczącej swobody podejmowania działalności gospodarczej oraz niemieckiej polityki, która wspiera przedsiębiorczość, rzeczywistość może czasem pokazać nam zupełnie inne oblicze. Z doświadczenia Polaków przebywających w Niemczech, którzy zdecydowali się na otwarcie własnej firmy wynika, że zdarzają się sytuacje, gdzie wymagania biurokratyczne przy zakładaniu i prowadzeniu firmy są „przerośnięte” i nieproporcjonalne do standardowych oczekiwań formalnych. Zdarza się, że podczas załatwiania formalności trafimy na nieprzychylnego urzędnika, który będzie utrudniał nam proces rejestracji czy załatwiania spraw poprzez nakładanie dodatkowych wymagań, opóźnianie rejestracji, wymaganie częstego stawiania się w urzędzie. Takie nastawienie ciągle jest spotykane i należy wziąć pod uwagę, że nie wszyscy urzędnicy osobiście zgadzają się z oficjalną polityką wspierania przedsiębiorczości i swobody gospodarczej. Rzadko dochodzi do jawnej dyskryminacji, ale i tak warto jest być świadomym swoich praw i w razie problemów łatwo się nie poddawać.

Bardzo ważną i bardzo pomocną kwestią jest korzystanie z instytucji których celem  jest wspieranie polskiej przedsiębiorczości w Niemczech, jest to np. Wydział Promocji Handlu i Inwestycji działający przy polskiej ambasadzie w Berlinie. Niezależnie od tego czy jesteśmy jednoosobową firmą, czy dużym przedsiębiorstwem warto korzystać z porad i wsparcia tej instytucji i za jej pomocą rozwiązywać wszelkie wątpliwości. Porady są oczywiście bezpłatne, a konsultanci łatwo osiągalni. Należy uważać na niepewne źródła informacji, oraz firmy pośredniczące, i być świadomym tego, że mimo wszelkich zapewnień,  ich interes nie zawsze jest tożsamy z naszym.